Документооборот — это движение служебных документов в учреждении. Детализируя эти понятия, можно сказать, что к организации . Регламент по организации документооборота для сотрудников ГК. ДАТА 2011 Версия 1. Регламент по документообороту для сотрудников . Образец графика документооборота. Приложение к учетной политике организации. Мне нравится .

Схемы документооборота. Статьи по теме. Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов. Этот сложный технологический процесс подразумевает создание, прием, передачу, согласование и хранение документации, обеспечивающей работу всей компании. Маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому – ключевые параметры этого процесса. Важность документооборота для современного делопроизводства выражается в том, он выделен в отдельную сферу деятельности. Предметной областью этой деятельности являются инстанции движения документов и скорость этого движения.

Оптимизация механизма движения деловых бумаг существенным образом повышает эффективность ключевых бизнес- процессов предприятия. Ведь от работы этого механизм напрямую зависит эффективность хранения информации, возможность поиска в базе нужных сведений, а также современное обеспечение пользователей системы оперативными данными. Продуктивность административных решений в значительной степени обусловлена актуальностью и релевантностью той информации, на основе которой они принимаются. В этой связи организация документооборота является ключевым компонентом общей системы управления. В ее приоритетные задачи входит контроль исполнения руководящих решений, разработка поисковых систем и информационное обеспечение работы непосредственных исполнителей. Читайте по теме в электронном журнале.

Организации. За организацию документооборота и контроль исполнения Положения. В документообороте Организации в соответствии с особенностями технологической.

Принципы рационального документооборота организации. Скорость движения – максимальная, маршрут – кратчайший, трудозатраты – минимальные, - создание оптимальных условий для воплощения этих идеалов является главной целью организации грамотного оборота деловых бумаг на предприятии.

За годы работы по осуществлению на практике этих идей выработался ряд принципов, следование которым позволяет существенным образом оптимизировать процесс движения документов внутри компании: Централизация операций. Одна специальная служба или один сотрудник (в небольших компаниях) должны осуществлять все операции по приему, регистрации, обработке, отправке корреспонденции. Реверсивные движения может оправдать только крайняя необходимость. Хорошей идей станет объединение бумаг по типовому признаку и разработка для каждой группы своей схемы движения. Централизованная форма оборота бумаг предполагает наличие в организационной структуре фирмы специализированного подразделения, ответственного за работу со всей документацией. Данная форма подходит для организаций, в которой полномочия подразделений четко разделены по принципу оперативной автономности. Децентрализованная форма оборота документов предполагает наличие в каждом структурном подразделении собственного отдела, ответственного за работу с документацией.

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали .

При данной форме оборота руководящая роль в работе с документацией отводится центральной службе ДОУ, но часть процедур делегируется специальным службам, созданным внутри каждого структурного подразделения фирмы. Пример схемы документооборота. Маршрутная схема движения документов является основным принципом системы оборота деловых бумаг. В данной схеме каждому документному потоку присваиваются общие признаки, прописываются инстанции и определяются обязательные процедуры.

Справка. В данной схеме указываются: исполнители (т. Рисунок 1. Схема документооборота предприятия. Читайте также: Виды документных потоков.

Движение данных в определенном направлении, организованное в пределах замкнутой системы оборота документации, называется документным потоком. Источник и приемник данных при этом остается одним и тем же. Классификация документных потоков осуществляется на основе их отношения к объекту управления и по направлению движения. Первая классификациягоризонтальные потоки (возникают между отделам одного уровня); вертикальные потоки (возникают межу отделам разных уровней); восходящие (бумаги от подчиненных структур движутся к руководящим); нисходящие (документы от руководящих структур движутся к подчиненным).

Вторая классификациявходящий поток образуют бумаги, поступающие из внешних источников; исходящий поток образуют документы, отправляемые из организации; внутренний поток образуют бумаги циркулирующие внутри организации. Этапы документооборота в организации. Разработка и внедрение схемы документооборота организации предполагает объединение всего разнообразия процедур в ряд базовых этапов: Экспедиционная обработка. На этом этапе входящая корреспонденция получается, проверяется, распределяется по адресам и передается на рассмотрение руководителю.

На этом этапе служба ДОУ рассматривает и классифицирует бумаги по виду, важности, сложности, статусу автора и т. На этом этапе выносятся резолюции и принимаются административные решения.

На этом этапе происходит исполнение и отправка бумаг на хранение. География 8 Класс Учебник Онлайн Дронов. Основным принципом всех этапов является рациональное движение, т. С этой целью создаются специальные технологические инструкции, основным назначением которых становится определение наиболее эффективного порядка следования процедур и разработка оптимальных маршрутных схем. Как составить схему документооборота. Оптимальным вариантом графического отображения всех этапов прохождения документов является схема. Каждый вид работы внимательно анализируется, а итогом этого анализа становится разработка блок- схемы, визуализирующей весь процесс.

Последовательность действий, необходимых для решения задачи, получает графическое оформление. Унифицированной схемы графика не существует. Каждому предприятию необходимо его разрабатывать самостоятельно. Чем больше предприятие, чем больше у него видов деятельности, тем более детальным должен быть график. Этап первый. Определяем документы для схемы. Голуб Основы Проектной Деятельности Скачать. Вам нужно составить перечень всех документов, которые образуются в ходе работы компании.

В него нужно включить не только те бумаги, которые появляются ежедневно (накладные, акты, кадровые документы), но и те, которые образуются сравнительно редко (например, документы, оформляющие представительские расходы или рекламные акции). Этап второй. Назначаем ответственных за оформление бумаг.

С первичной документацией это сделать достаточно просто – тот кто составляет, тот и отвечает за оформление. Для остальных бумаг такого ответственного придется назначить.

Если этого не сделать, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. Этап третий. Устанавливаем сроки.

Срок, в который ответственный работник должен предоставить документ, - самая важная часть всего графика. Срок может быть установлен в месяцах или днях, прошедших со дня исполнения бумаги.

Этап четвертый. Выбираем оформление. Как уже говорилось выше, удобный способ оформления графика – блок- схема. Но он может быть оформлен и в виде текста, и в виде таблицы. Текстовая форма подойдет для небольшой организации, для более крупной – удобнее окажется таблица.

Главный принцип – вашу схему должно быть удобно читать сотрудникам, ответственным за оборот документов.